Hirdetés
 

Mi az erp?

PDF
Nyomtatás

A vállalati erőforrás tervező szoftver vagy ERP - nem váltja be az elvárásokat. Felejtse el a tervezést - nem tervez - felejtse el az erőforrást, elvetendő kifejezés. De ne felejtkezzünk el a vállalat részről. Ez az ERP igazi törekvése. Megkísérli az összes vállalti funkciót és szervezeti egységet egyetlen informatikai rendszerbe integrálni, hogy kielégítse a különböző osztályok sajátos igényeit. Ez nagy feladat, egy olyan szoftver programot készíteni, amely kiszolgálja pénzügyi, emberi erőforrás és raktári munkatársak igényeit. Minden részlegnek megvan rendszere és mindegyik a szervezeti egység sajátos működése alapján optimalizált.

De ennek ellenére az ERP összefogja ezeket egyetlen integrált szoftver programba, amely egyetlen adatbázison fut, így tehát a különböző részlegek könnyebben oszthatják meg egymással az információt, és könnyebben kommunikálhatnak egymással. Az integrált megközelítésnek óriási haszna lehet, ha a vállalatok korrektül installálják a szoftvert. Vegyük például a vevői rendelést. Amikor vevői rendelés érkezik - tipikus esetben - a papír-alapú utazást kezd kosárról kosárra a vállalaton belül, gyakran rögzítik és újrarögzítik a vállalat különböző informatikai rendszereibe az út során. Az őgyelgés közben várakoznak, és néha elvesznek ezek a rendelések, a többszöri rögzítés pedig elütésekhez vezethet. Eközben a vállalatnál senki sem ismeri a rendelés igazi állapotát, mivel a pénzügyi részleg nem fér hozzá a raktár rendszeréhez, hogy ellenőrizhesse vajon kiszállították-e már a tételt. "Fel kell hívnia a raktárt"- hallják a vevők a már ismerős refrént. Hogyan növeli az ERP a vállalat üzleti teljesítményt? Az ERP automatizálja az üzleti folyamatok által generált feladatokat - úgymint a rendelés feldolgozást, amelynél az értékesítési képviselő felveszi a rendelést, szállítja és számlázza azt a vevőnek. Az ERP-nél, amikor az ügyintéző felveszi a rendelést, rendelkezésére áll a vevő hitelképességével és rendelés történetével kapcsolatos összes információ, a vállalat készlet szintje, a szállítói-kapacitással kapcsolatos információ. Mindenki más a vállalatnál ugyanazt a képernyő tartalmat látja, ugyanahhoz az adatbázishoz van hozzáférése, amely az új vevői rendelést tartalmazza. Amikor egy részleg végez a rendeléssel, az automatikusan a következő részleghez kerül. A rendelés így könnyedén nyomon követhető a rendszerben. Ebben az esetben a vevők gyorsabban kapják meg a megrendelt terméket és kevesebb a hibaforrás, mint azelőtt. Ugyanez a csoda történik a többi fo üzleti folyamatnál, az alkalmazottak juttatásaival és a pénzügyi jelentésekkel is.

Ilyen az ERP álom??? A valóság ennél kellemetlenebb...

Térjünk vissza papírtologatáshoz egy pillanatra, ez a módszer talán nem hatékony, de egyszerű.
A pénzügy végzi a dolgát, a raktár is dolgozik és amikor valami a részleg falain kívül rosszul működik, az valaki más problémája. Semmi egyéb. Az ERP-vel az ügyintéző többé nem csak egy adatrögzítő, aki begépeli valakinek a nevét a számítógépbe és leüti az Enter-t. Az ERP képernyő üzletemberré teszi őt. Látja a vevő hitel besorolását a pénzügyről, és a gyártási készlet szintjét a raktárban. Fog-e a vevő fizetni? Időben tudunk-e szállítani? Ezek a döntések, amelyeket az ügyintéző korábban nem tudott meghozni. Ám nem csak az értékesítési ügyintézőnek kell felébrednie. Azoknak a raktári alkalmazottaknak, akik korábban fejben tartották, vagy egy darab papíron vezették a készlet adatokat, most rögzíteniük kell azt közvetlenül a számítógépbe. Ha ezt elmulasztják megtenni - akkor a vevőszolgálat alacsony készletszintet lát a rendszerben, és azt fogja mondani a vevőnek, hogy az igényelt tétel nincs készleten.

Mennyi ideig tart egy ERP projekt?

Az ERP-t installáló cégeknek nem lesz könnyű dolguk. Ne dőljenek be, amikor az ERP szállítók három vagy hat hónapos átlagos bevezetési időt mondanak. Ezek a rövid (igen, a hat hónap rövid idő) implementációs idők különböző okokra vezethetők vissza: a vállalat kicsi volt, az implementáció a cég egy kis részére korlátozódott vagy a vállalat csak a pénzügyi részt használta az ERP rendszerből (ebben az esetben az ERP rendszer nem több egy igen drága könyvelő rendszernél).
Ahhoz hogy az ERP rendszer jól működjön, az üzleti módszereket és az alkalmazottak munkamódszereit is meg kell változtatni. Ezek a változások nem fájdalommentesek. Kivétel csak az, amikor az Önök üzletvitele tökéletes: minden rendelést időben teljesítenek, a termelékenység jobb, mint az elvárható, a vevők teljesen elégedettek ( a vállalaton belül minden szervezeti egység egységesen a célok eléréséért küzd ) - ebben az esetben nem kell tartaniuk az ERP-től. Fontos, hogy ne koncentráljanak arra, hogy meddig tart a bevezetés - az átfogó ERP erőfeszítések általában, átlagosan egy és három év között tartanak. Inkább értsék meg, hogy miért kell ez Önöknek, és hogyan fogja ez tökéletesíteni az üzletmenetet.

Mit fog az ERP megjavítani a vállalatnál?

A két fő ok, amiért a vállalatok belekezdenek az ERP-be:
- A pénzügyi információk integrálása. - amikor az ügyvezető megpróbálja áttekinteni a vállalat teljes teljesítményét, akkor az igazság különböző verziójával találja szembe magát. A pénzügynek saját bevételi adatsora van, az értékesítés egy másik verziót hoz, és az összes részlegnek megvan a saját verziója, arról hogy ok mennyivel járultak hozzá a bevételekhez. Az ERP az igazság egyetlen lehetséges verzióját állítja elő, ami megkérdőjelezhetetlen - mert mindenki ugyanazt a rendszert használja.
- A gyártási folyamatok egységesítése. - a gyártó cégek - különösen azok, amelyeknek az egyesülési és vállalat-felvásárlási kedve nagy - gyakran vélik úgy, hogy a vállaltnál eltérő módszerekkel és informatikai rendszerekkel irányítják a termelést. Ezen folyamatok egységesítése egyetlen, integrált rendszerbe időmegtakarítást és termelékenység növekedést okoz és csökkenti a fejfájást.
A problémamegoldó verseny hevében a vállalatok gyakran figyelmen kívül hagyják, hogy az ERP csomag nem egyéb, mint az általános üzleti folyamatok általános leképezése. Bár a legtöbb csomag átfogó megoldást kínál, minden iparágnak megvan a maga egyedi sajátossága. A legtöbb ERP rendszert a diszkrét gyártást folytató cégeknek tervezték (amelyek megszámolható fizikai dolgokat gyártanak), viszont azokat a cégeket, amelyek az olajiparral, vegyiparral vagy a közművekkel foglalkoznak - magukra hagyták. Ezeknél az iparágaknál az ERP szállítóknak az alapprogramokat át kell dolgozni az eltérő elvárásoknak megfelelően.

Az ERP illeszkedik-e üzleti folyamatainkhoz?

A vállalatok számára kritikus tényezo, hogy az implementáció megkezdése előtt kitalálják vajon üzleti folyamataik beleillenek-e standard ERP csomagban. A legtipikusabb ok, amiért a vállalatok elvetik egy ERP csomag bevezetését, az hogy úgy ítélik meg, a szoftver nem támogatja fontos üzleti folyamataikat. Ekkor két dolgot tehetnek: elfogadva a szoftvert megváltoztatják az üzleti folyamatokat, amely mély változásokat hoz (pl. versenyelőnyöket) vagy megváltozatják a fontos emberek szerep- és felelősségi körét (ehhez általában nem fűlik a foguk) vagy hozzáilleszthetik a szoftvert a folyamatokhoz - ami lelassítja a projektet, veszélyes programhibákat okozhat és megnehezíti az upgrade-et a következő verziónál, mivel az új verziót is át kell alakítani az igényeknek megfelelően.
Szükségtelen mondani, hogy az ERP projekthez lélegzetelállító scope és csinos árcédula tartozik - ez elég, hogy legrutinosabb ügyvezetők is rángatódzásba kezdjenek. A szoftverköltségeken kívül a pénzügyi vezetők előkészíthetik a csekkeket a tanácsadásra, a folyamatok átdolgozására, az integrációs tesztre és egyéb költségek hosszú sorára mielott a ERP rendszer első előnyei megmutatkoznának. A felhasználók oktatási költségeinek alábecsülése kellemetlen meglepetéseket okozhat. Ugyancsak érdemes figyelembe venni az adattárház integrációs szükségleteket és régi jelentések előállításának extra költségeit is. Néhány elővigyázatlan tévedés a költségvetésben, a tervezésben és a költségek elszaladnak.

Mennyibe kerül az ERP valójában?

A Meta Group mostanában közölt jelentést az ERP rendszerek TCO-járól (a tulajdonlás teljes költsége), amely a hardvert, a szoftvert, a szakértői szolgáltatásokat és a belső alkalmazottak költségeit is tartalmazza. A teljes költségek a szoftver installálásánál kezdődnek és utána még két évig tartanak (karbantartás, upgrade és rendszeroptimalizálás). A felmért 63 vállaltnál - kis, közép és nagyvállatok, a teljes iparági spektrumban - az átlagos költség 15 millió USD volt (a legmagasabb 300 millió a legkisebb 400 ezer USD). A felmérés azt is kimutatta, hogy az ERP költsége nem függ attól, hogy milyen típusú vállalat vezette be. Az "egy user-re" eső átlagos költség 53.320 USD volt.

Mikor jön vissza a befektetés - és mennyi lesz?

Ne várjanak forradalmi változásokat az ERP-től. A 63 vállalatnál végzett felmérés szerint 8 hónap után jelentkeztek a haszon első jelei. Az átlagos hozam évi 1.6 millió USD volt.

Az ERP rejtett költségei

A tapasztalatok birtokában az ERP profik szerint a leggyakoribb tényezők, amelyek a költségek túllépéséhez vezetnek a következők:

Oktatás

Az oktatás még legrutinosabb bevezetők által is nehezen megfogható tétel, emiatt - általában - alábecsülik költségeit. Az oktatás költségei magasak, mert a dolgozóknak majdnem folyamatosan kell új folyamatokat tanulniuk.

Integráció és teszt

Az ERP rendszer és más vállalati alkalmazások közötti kapcsolat tesztelésének az összes lehetséges esetet át kell fognia. A tipikus gyártó cégeknek szükségük lehet kiegészítő alkalmazásokra a logisztika, az adók, a gyártás-tervezés és a vonal-kód olvasás területén. Ezen a funkciók beállításához hosszú beállítási (customizing) lista tartozik, és az számítani lehet ehhez kapcsolódó integrációs, teszt és karbantartási költségekre is. Az oktatást és tesztelést valós adatokkal kell elvégezni, ahelyett hogy "kamu" adatokat rögzítenének a rendszerbe, érdemes egy gyakorlott felhasználót megbízni egy teljes rendelést végig vitelével a rendszeren - szállítással, készpénzes rendeléssel együtt.

Adatátvétel (adatmigráció)

Pénzbe kerül a testületi információ átvitele régiből az új rendszerbe- úgymint szállítói és vevői rekordok, termék-tervezési és egyéb, fontos adatok. Néhány vezető is elismeri, hogy a legtöbb adat a régi rendszerben kevéssé használható. A vállalatok egészen addig tagadják, hogy adataikat "meg kell tisztítani", amíg azokat be nem kell tölteni egy ERP rendszerbe. Következésképpen gyakran alábecsülik az adatátvitel költségeit. Néha még az amúgy tiszta adatok átvitele is alapos átvizsgálást (és átkódolást) igényel az ERP rendszer elvárásai miatt.

Adatanalízis

Az ERP rendszerből származó adatokat - elemzési okok miatt - gyakran kell összefogni külső rendszerekből származó adatokkal. A felhasználók erős analitikus igényei során felmerülő költségegeket az ERP rendszer adattárház költségei tartalmazzák. A felhasználók pácban vannak - egy nagyvállalat adatait naponta felfrissíteni hosszadalmas, viszont az ERP rendszer halvány adatmegjelenítési teljesítményt mutat fel az adattömeg fáradságos felépítése közben. Az igazán drága dolog az individuális igények programozása. Emiatt jobb, ha bölcs előrelátással ellenőrzik az analitikus igényeket, mielőtt eltapsolják a költségkeretet.

Tanácsadók a végtelenségig (Consultants Ad Infinitum)

Ha a felhasználókat elmulasztják felkészíteni a megpróbáltatásokra (és a követelményekre), a konzultációs költségek elszállnak. Ennek elkerülésére a vállalatoknak azonosítaniuk kell a célokat, amelyekre a tanácsadó cégnek koncentrálniuk kell a belső stáb oktatásánál. Hasonlóan, mint a Big Five tanácsadóknál, a megrendelő néhány munkatársának is le kell tudnia tenni egy projektvezetői vizsgát.

A Legjobbak és Legfényesebbek elvesztése

Elfogadott tapasztalat, hogy az ERP projekt sikere a legjobb - saját - informatikai munkatársakon és kulcsfelhasználókon (is) múlik. Rossz hír, hogy a vállalat felkészülhet arra, hogy néhány munkatársától - akarata ellenére - el kell búcsúznia, amikor a projekt véget ér. Bár az ERP piac nem olyan fényes, mint korábban, a tanácsadó cégek előszeretettel vadásszák el a megrendelők legjobb szakembereit - hacsak a HR irányelvek ezt meg nem akadályozzák. Ha elengedik őket, előfordulhat, hogy saját korábbi munkatársuk jön Önökhöz külső tanácsadóként - dupla annyiért, mint amennyi a korábbi fizetésük volt.

Az implementációs csapat sosem áll meg

A legtöbb vállalat ugyanúgy kezeli az ERP bevezetést, mint bármely korábbi szoftver projektjét. A szoftvert installálták, megvalósították, a tanácsadók "elhúztak" és mindenki visszatérhet a mindennapi munkához. De az ERP után Ön nem mehet haza. Ahhoz túlságosan is értékes. Ahhoz túl sokat tud az új rendszerről. Mivel végig a projekten dolgozott, többet tud az értékesítésről, mint az értékesítők és többet a gyártásról, mint a termelésvezetők. A vállalatok a sikeres projekt-indítás után nem engedik vissza az informatikusokat a szokásos munkájukhoz, mivel az új rendszerrel kapcsolatban még sok tennivaló akad. Az új ERP rendszer bevezetése után még legalább egy évig az informatikusok új lekérdezéseket és jelentéseket írnak. A felmérések szerint a vállalatok így próbálnak visszanyerni valamit a projekt költségekből - ahelyett, hogy ezeket a tennivalókat (és a költségeket) eleve beleszámolták volna az ERP projektbe.

Megtérülési várakozások

A hagyományos projekt menedzsment klasszikus hibája, hogy a vállalatvezetés azonnali megtérülést vár a frissen installált szoftvertől, a projekt tagok nyugovóra térnek és talán jön a vállveregetés. Ezek az elvárások az ERP projektnél hamisak. Csak miután némi ideig használták a rendszert, és koncentrálni tudtak az üzleti folyamatok jobb kihasználására - azután várható a javulás.

Az ERP utáni depresszió

Az ERP rendszerek gyakran okoznak pusztítást a megrendelőknél. Egy aktuális Deloitte Consulting felmérés szerint a Fortune 500 listában szereplő cégek közül 64-nél az ERP rendszer elindítása után teljesítmény csökkenés volt megfigyelhető. A valós arányok ennél rosszabb képet mutatnak. A teljesítmény problémák fő oka, hogy minden másképp működik, és másiknak látszik, mint korábban. Amikor a felhasználók nem a megszokott módon végzik munkájukat, és még nem sajátították el az új módszereket, pánik lesz úrrá, és az üzletmenet görcsössé válik.

Hogyan kell ERP szoftvert konfigurálni?

Még ha állítólagos jó okok miatt is egy vállalat installál egy ERP szoftvert, és mindenki egyetért is ért az optimális definíciókkal (az ügyfél elvárásaival) az implementálás igazi nehézség az implementálás (konfigurálás). A szoftver csomagok adatbázis táblákból állnak, (több ezer van belőlük), minden táblában döntés "kapcsoló" van, amely a szoftvert az egyik vagy a másik döntési út felé irányítja. Vegyük például a bérszámfejtést vagy a főkönyvi zárást, a vállalat egyedül üzemelő egységei és egymástól távol eső részlegei vannak egy rendszerbe integrálva. Bármilyen pontosan is kerülnek a kapcsolók beállításra, ehhez a meglévő folyamatok precíz ismerete elengedhetetlenül szükséges. Ahogy a táblabeállítások elkészülnek az üzleti folyamat újraszervezésre került, ERP módra. Néhány ERP rendszert alapbeállítások nélkül szállítják, emiatt döntések ezreit kell meghozni, mire a rendszer úgy viselkedik, ahogy azt Önök üzleti tevékenysége megkívánja. A legtöbb ERP rendszer előrekonfigurált, amely lehetővé teszi, hogy a vevő beállítson több száz, de inkább több ezer eljárást.

Hogyan szervezik a vállalatok ERP projektjeiket?

Megfigyeléseink szerint az ERP rendszerek bevezetésének három módszere van:
A Big Bang módszer - Ennél - a legigényesebb és legkomplikáltabb ERP implementációs megközelítésnél - a vállalatok eldobják az előző informatikai rendszert, és egyszerre indítják el az újat az egész cégnél. Bár ez a módszer dominált a korábbi bevezetéseknél, kevés vállalat merte ezt megpróbálni, mivel ez megkövetelte a vállalat teljes mozgósítását és megváltoztatását. A 90-es évek ERP implementációs horror-történetei ehhez a módszerhez fűződnek. Még ha mindenki együttműködött is és elfogadta az új rendszert, az új rendszer óriási megrázkódtatást okozott, mivel az új rendszernek még nem volt elég támogatója. Senkinek sincs még elég tapasztalata, így senki sem biztos, hogy vajon működni fog-e? Az ERP kompromisszumokra is rákényszerít. A legtöbb esetben az ERP rendszer nem tudja sem az előző rendszer megbízható komfortját, sem pedig a funkcionalitását. Előfordul, hogy az új rendszer lassabb, mint az előző mivel az egész vállalatot kell kiszolgálnia az egyedi megoldások helyett. Az ERP rendszer indítása erős vezetői elkötelezettséget és ráhatást kíván.
Franchising stratégia- Ez a megközelítés csak azoknál a nagy és összetett vállalatoknál alkalmazható, amelyeknek nincs túl sok közös tevékenységük. Független ERP rendszereket kell minden egységnél installálni, majd a közös folyamatokat - pl. könyvelés - össze kell kapcsolni. Így alakult ki a legáltalánosabb ERP bevezetési módszer. A legtöbb esetben minden üzleti egységnek meg van a saját "installációja" (SAP-ban mandantja) és adatbázisa. A rendszerek csak a legszükségesebb információkat osztják meg egymás között (pl. az üzleti egységek bevételeit) vagy azokat a folyamatokat, amelyeket nem tudnak megosztani egymással (pl. bérszámfejtés). Általában ezek a bevezetések egy bemutató vagy inkább "pilot" installációval indulnak, egy olyan üzleti egységnél, ahol egy esetleges probléma nem hat ki a vállalat egészére. Először a projekt team beállítja és leteszteli a rendszert majd ez után a "roll-out" fázisban kiterjesztik a rendszert a vállalat egészére. Ennek a stratégiának a megtervezése hosszú ideig tart.
Slam-dunk (zsákolás, kosárlabda kifejezés) - Ott használatos ez a módszer, ahol csak néhány kulcs üzleti folyamatra fókuszálnak - pl. az ERP rendszer pénzügyi moduljára. A "zsákolás" azoknak a kisvállalatoknak való amelyek később - várhatóan - "belenőnek" az ERP-be. A fő cél ezekben az esetekben a rendszer gyors elindítása, előnybe részesítve a rendszer előre gyártott funkcióit. Az ezt a módszert választó cégek gyorsabb megtérülésre számíthatnak. Másik előny hogy ez a bevezetés típus nem okoz a felhasználók körében akkora megrázkódtatást.


Nincs hozzászólása.
A téma megvitatása a fórumon. (0 hozzászólás)