Hirdetés
 

Szervezeti egységek, szintek a beszerzésben

PDF
Nyomtatás

A múlt heti Tudásmorzsákban ígértem, hogy még visszatérünk a szervezeti egységekre. Minden vállalat különböző egységekre bontható, van pénzügyi, kereskedelmi, kommunikációs, logisztikai stb osztály. Ezek különféle hierarchikus viszonyban állhatnak egymással – alá-és mellérendeltek lehetnek. Személyi szinten ez, például, azt jelenti, hogy a gyárigazgató alárendeltje a pénzügyi igazgatónak. A gyár a vállalatnak, mint gazdasági egységnek a része, hierarchiában fölötte áll; a gyár szolgálja az egész vállalat érdekeit, és nem fordítva. Az SAP-s szervezeti felépítésnek követnie kell a vállalat felépítését, annak logikáját. Így a termelést a gyár, a könyvelést a vállalatkód, a beszerzést a beszerzési szervezet jelenti a rendszerben. De nézzük ezt egy kicsit részletesebben a beszerzési folyamatban említett egységekre fókuszálva!

Mandant (Client)
A SAP-ban ez a legmagasabb hierarchikus egység, saját törzsadatokkal és adattáblákkal rendelkezik. Így nemcsak szervezetileg, de technikailag is önálló egység. Különböző mandantokat használhatunk a fejlesztő-, teszt- és éles rendszerek elkülönítésére.
Üzleti szempontból a mandant jelenti a cégcsoportot, amelyen belül vállalatokat (vállalatkód) hozhatunk létre.
A mandant-szinten bevitt adatok, változtatások érvényesek minden vállalatra, gyárra stb, ami az adott mandantban van!

Vállalat (Company code)
A vállalat (kód) jelenti a vállalatot; ami alatt független jogi-számviteli entitást értünk, saját könyvvitellel, főkönyvvel.
Az FI (Finance – számviteli) modul minimum egysége. Jele négy, alfanumerikus karakterből áll. Egy mandanton belül egy vállalat csak egyszer szerepelhet – egy darab 0001 jelű Vállalat lehet.

Gyár
A gyár logisztikai, termelési, készlettervezési, beszerzési szempontból képezi le a vállalat működését. Többféle lehet:

  • Nagy, központi raktár, amely kiterjedt régiót lát el
  • Termelő gyár, ahol anyagi javakat állítanak elő – pl.: bútorgyár
  • Regionális értékesítési központ
  • A cégcsoport központi irodája
  • Kihelyezett karbantartási részleg

Az esetek többségében olyan termelő gyár vagy raktár, ami készleteket vételez be, ad ki, kiszállít, leltároz. Jele szintén négy, alfanumerikus karakterből áll.
A gyárnak fontos szerepe van az SAP belső működése szempontjából:

  • Az anyagokat értékelhetjük gyár vagy vállalatszinten. (Értékelés alatt nagyjából ezt értjük: hány forinton tartsuk nyilván azt a 2000 kg, lejárt szavatosságú mélyhűtött pacalt, amit 400 Ft/kg-ért vettük, heti 20.000 Ft-ért raktároztuk, csomagonként 30 Ft-ért átdátumoztattunk, és 600 Ft-ért megvenné a kínai piaci büfés?)
  • A termelési naptárak gyár szinten állíthatók be.
  • Az anyagtörzsben jónéhány nézet (pl.: Beszerzés, Diszpozíció) gyár szinten tartható karban.
  • Felhasználói jogosultságok gyár-szinten adhatók.
  • Az SD-s (sales, eladás) rendelkezésre-állás vizsgálat gyáranként történik.

Raktárhely (Storage location)
A raktárhely a készletek gyáron belüli elkülönítését szolgálja. A készletnyilvántartás és a leltár raktárhely-szinten történik. Célszerű megkülönböztetni például az alapanyag-, csomagolóanyag-, segédanyag-, veszélyesanyag- és készáruraktárat. Bizonyos termékek esetében erre szigorú törvényi szabályozás van életben – pl.: nem-csomagolt élelmiszer nem érintkezhet vegyi anyagokkal.
Ugyancsak érdemes külön raktárhelyként létrehozni a fizikailag elkülönített raktárakat is – raktár a pincében, padláson, első emeleten, utca fronton stb.
Jele szintén négy karakterből áll. A gyártól és vállalattól eltérően ugyanazt a nevet és jelet adhatjuk több raktárhelynek is egy mandanton belül – lehet egy 1000 - Készáru Raktár a 0001 Gyárban és egy másik 1000 – Készáruraktár 0002 Gyárban is.

Összefüggések az egyes szintek között
Egy mandanton belül lehet több vállalat.
Egy vállalatnak lehet több gyára. Viszont, egy gyár csak egy vállalathoz tartozhat.
Egy gyárnak lehet több raktárhelye. Viszont, egy raktárhely csak egyetlen gyárhoz tartozhat. Ez látszólag ellentmond az előző fejezet utolsó mondatának. Arról van szó, hogy egy raktárhelyet egészen pontosan a gyárral együtt tudunk definiálni – 1000 számú Készáruraktár 0002 Gyárban; ezért adhatjuk ugyanazt a megnevezést két raktárhelynek, ha azok két különböző gyárban vannak.

Beszerzési szervezet
Üzleti szempontból a beszerzés logisztikán belüli egység, ami árukat és szolgáltatásokat szerez be, a beszállítókkal szerződéseket köt, ártárgyalásokat folytat.
Az SAP-ban a beszerzési szervezet lehet:
centralizált: minden, a mandantban szereplő vállalat és gyár beszerzését egy beszerzési szervezet menedzseli
vállalat-szintű: külön beszerzési szervezet vállalatonként
gyár-szintű: gyáranként külön beszerzési szervezet

Ennek megfelelően a customizingban (lásd lentebb):

  • létrehozhatunk egy vagy több beszerzési szervezetet
  • ezt/ezeket hozzárendelhetjük egy vagy több gyárhoz
  • illetve egy vagy több vállalathoz

 

 

A svédcsavar a történetben
Egy vállalathoz hozzárendelhetünk több beszerzési szervezetet, viszont egy beszerzési szervezet csak egy vállalathoz tartozhat.
Ezzel szemben, ha vállalat-beszerzési szervezet összekötés helyett gyár-beszerzési szervezetben gondolkodunk: egy beszerzési szervezethez több gyár is rendelhető, és egy gyár is tartozhat több beszerzési szervezethez.

Beszerzési szervezetenként különböző infórekordokat (áru-beszállító összerendelése, ami az árakat és a szerződés egyéb feltételeit rögzíti) és beszállítótörzset definiálhatunk. Mi ennek az értelme? „A” beszerzési szervezet felelős „A” gyár beszerzési szerződéseiért, „B” beszerzési szervezet pedig „B” gyárért. Még ha ugyanattól a beszállítótól ugyanazt a terméket is rendelik, lehet különböző az ár – mert míg az egyik gyár 100 km-re van a beszállítótól, addig a másik 600 km-re, és a beszállító beépíti a szállítási költséget az árba.
A beszerzéssel kapcsolatos jogosultságok beállítása, userekhez való hozzárendelése is beszerzési szervezet- szinten történik.

Beszerzési csoport
Ez nem is igazi szervezeti szint. Egy vagy több beszerző jele a rendszerben. Három alfanumerikus karakterből áll. Példák:
A01 – Erős Pista beszerző
234 – Textilbeszerzői csoport
8P6 - Cementbeszerzők
A cégen belüli folyamatokban a beszerzési csoport valaki (vagy valakik), aki egy bizonyos anyag vagy anyagcsoport beszerzésével foglalkozik. A cégen kívüli kommunikációban a elsődleges csatorna beszállítók részére.
Az jogosultsági köröket rendeljük hozzá azokhoz a felhasználókhoz, akik megkapják az adott beszerzési csoportot. (Hunyadi Mátyás, Anzsu Zsigmond, Jagelló Lajos a cement beszerzéséért felelősek - mindháromuk userID-jához hozzárendeljük a 8P6 - Cementbeszerzők nevű beszerzési csoportot. Így Mátyás, Zsigmond és Lajos is jogosult lesz a 8P6 beszerzési csoport nevében megrendelést létrehozni.)

Beállítások
A szervezeti egységeket a Customizing-ban, (tranzakciókód: SPRO) hozzuk létre és rendeljük össze a többi egységgel.
SPRO > Vállalati struktúra > Definíció illetve Hozzárendelés címszavak alatt

 

Fontos tudni:

  • A már egyszer kialakított struktúrát nagyon nehéz megváltoztatni! Ezért az SAP bevezetésekor az első lépés a szervezeti felépítés eldöntése, minden más csak utána jön. Alapos, jól megfontolt döntést kell hozni. Természetesen, az évek során az üzleti igények átalakulhatnak (a cégcsoport felvásárol egy konkurenst, amit vállalatként integrálni akar a meglévő rendszerbe). Ilyenkor új gyárakat, vállalatokat lehet kreálni. Viszont a már meglévőket nehéz törölni, összevonni, egy gyárat kettőbe szedni! Tehát ha a bevezetéskor rossz döntést hoztunk, költséges és nagyon nehezen megvalósítható a korrigálás!
  • Új vállalatok, gyárak létrehozása úgy a legegyszerűbb, ha másolunk egy már meglévőt. Akár a standard SAP gyárat (0001 Werk)! Másoláskor az eredeti egység minden egyes tulajdonságát megkapja a frissen létrehozott, beleértve a működéshez szükséges hozzárendeléseket, kapcsolatokat. (Pl.: Amikor lemásolom az eredeti gyárat, az új gyár is hozzá lesz rendelve az eredeti gyár vállalatához, beszerzési szervezetéhez.) Ezeket, aztán szükség szerint módosíthatjuk: cím, név, másik beszerzési szervezet stb.

A következő Tudásmorzsákban a törzsadatokkal foglalkozunk majd. Megnézzük azokat az táblákat, amiben az anyagok és beszállítók adatait tároljuk, valamint azt, hogyan tudunk mi magunk létrehozni ilyen adatokat, és milyen buktatók várnak ránk!

Máriás Krisztina - MM tanácsadó
A szerző 2002 óta dolgozik SAP-val. 2006-ban elvégezte az SAP Akadémia Procurement with MySAP ERP kurzusát. Jelenleg Szlovákiában az euróra való átállást koordinálja.

További cikkek a szerzőtől


Nincs hozzászólása.
A téma megvitatása a fórumon. (0 hozzászólás)