Hirdetés
 

Beszerzési megrendelés folyamata az SAP-ban

PDF
Nyomtatás
A következő cikksorozat első részében be fogom mutatni, hogyan történik egy beszerzési megrendelés készítése az igényektől, a megrendelésen keresztül a kifizetésig. Majd a következő Tudásmorzsában a beszerzési folyamatban használatos szervezeti egységekről lesz szó, amely a vállalatunk felépítését tükrözi. Ha ez nincs meg, vagy rosszul van felépítve, hiába van szép, fényes, többmilliós SAP-unk, nem tudjuk használni saját céljainkra. De akkor most nézzük, is mi is az a beszerzés? Minden nagyobb cég felépítésében létezik egy beszerzési osztály, egy kis szervezet esetében lehet, hogy ez egy személy, akire minden vásárlást (nyomtatópatron, villanykörte, székek) rásóznak, de ez lehet akár egy több száz fős osztály, ahol mindenkinek megvan a maga specifikus területe (egy joghurtgyártónál öt ember foglalkozik csak a tej beszerzésével, egy ember a csomagolóanyagokkal, egy a szolgáltatásokkal, egy a gyümölcskészítményekkel).
Válasszuk a második esetet és nézzük át, hogyan zajlik a beszerzés a való életben. és ennek leképezése az SAP-ban!

1. Igények meghatározása:

Felmerül, hogy valamilyen árura, szolgáltatásra van szükség a vállalat működéséhez. Például: gyártási alapanyag fogyóban van; szebb csomagolást akarunk bevezetni, amihez újfajta fóliára, dobozra van szükség; a vezérigazgató születésnapi partijára rendezvényszervező cég szolgáltatásait akarjuk igénybe venni. Ebben a fázisban lehet, hogy még csak körvonalaiban él bennünk az elképzelés - "Nagy, kék, műanyag, design-olt sajtreszelőt szeretnék a legújabb mosóporunk mellé csomagolni. Két hét múlva legyen itt 10.000 darab." - mondja a marketinges. Ebből kell a beszerzőnek elindulnia... Se termékspecifikáció, se pontos darabszám. Valahogy azért el lehet kezdeni: elkészíti a Beszerzési-Megrendelési Igényt (BMIg) az SAP-ban:
A standard SAP menüben ennek elérési útvonala:
Logisztika -> Anyaggazdálkodás -> Beszerzés -> BMIg -> Létrehozás

Tranzakciókód: ME51N

Ez a manuális BMIg készítés.
Ha olyan anyag beszerzéséről van szó, amire fut MRP (Material Resource Planning), akkor a BMIg-et a rendszer automatikusan hozza létre.

2. A beszerzési forrás meghatározása:

Innen kezdődik a beszerző valódi feladata. Ha olyan anyagot kell megrendelni, amire van valamilyen megállapodás a beszállítóval (szerződés, keretszerződés), akkor a dolog egyszerű, ezt a beszállítót rendeli hozzá a BMIg-hez. Ha nincs, akkor meg kell keresni a megfelelő beszállítót - azaz, aki képes a vállalat igényeit a megfelelő időben, mennyiségben, árban, megfelelő határidőre leszállítani. A beszállítókereséshez hasznos eszköz a SAP RFQ funkciója (Request For Quotation - árajánlatkérés):
A standard SAP menüben ennek elérési útvonala:
Logisztika -> Anyaggazdálkodás -> Ajánlatkérés/Ajánlat -> Ajánlatkérés -> Létrehozás
Tranzakciókód: ME41
Ha a kezdőképernyőn a Hivatkozás BMIg-re gombra kattintunk, behívhatjuk a már létrehozott BMIg-et, így nem kell ugyanazokat az adatokat újra megadni:

Az ajánlatkérést több, potenciális beszállítónak is elküldjük - szép magyar szóval: "megtendereztetjük" őket. Közülük ki kell választani a legjobbat.

3. A beszállító kiválasztása:

Az Ártükör tranzakcióban (tranzakciókód: ME49) össze tudjuk hasonlítani a beszállítók ajánlatait (Csak ár szempontjából! A beszállítóként eltérő átfutási időket, a minőségbeli különbségeket, a megbízhatóságot a vállalatnak kell mérlegelnie.); a rendszer figyelembe veszi a járulékos költségeket is (szállítás, vám, biztosítás stb.) és összehasonlítható árat határoz meg.
A megfelelően beállított rendszer automatikusan visszautasító-levelet küld (nyomtat, e-mailt vagy EDI-t küld) a nem nyerteseknek.

4. A megrendelés elkészítése:

Miután kiválasztottuk a beszállítót, kellő információ áll a rendelkezésünkre, hogy elkészítsük a megrendelést.
Tranzakció: ME21N
Logisztika -> Anyaggazdálkodás -> Beszerzés -> Megrendelés -> Létrehozás -> Szállító/szállító gyár ismert

A megrendelés elkészítéséhez szükséges minimális információk a fenti ábrán számokkal jelölve:
1. Szállító (szállítótörzsben létrehozott)
2. Beszerzési szervezet, ami a megrendelést menedzseli
3. Beszerzési csoport
4. Vállalat, ami számára az árut megrendeljük
5. Anyagszám (anyagtörzsben létrehozott, minimálisan a Beszerzés és Könyvelés nézete karbantartva)
Ha nincs anyagszám: rövid leírás a megrendelt dologról, anyagcsoport és kontírozásfajta (a megrendelt áru melyik költséghelyre, projektre stb. könyvelődjön)
6-7. Megrendelt mennyiség, mennyiségi egységgel - pl.: darab, kilométer, nap
8. Kért szállítási határidő
9-10. Ár - legalább megközelítőleg - pénznemmel
11. Gyár, ahová a megrendelt áru ill. szolgáltatás leszállítandó
A szállítótörzs és anyagtörzs az adatbázisnak az a része, ami a szállítók illetve az anyagok adatait tartalmazza rendszerezett formában.
A szervezeti felépítésről, törzsadatokról, kontírozástipusokról még lesz szó!
Csakúgy, mint ajánlatkéréskor, megrendelés készítésekor is behívhatjuk a már elkészített dokumentumokat (ajánlat, BMIg stb.), ezzel időt takarítunk meg, valamint a hibákat is csökkenthetjük. Hogy megfelelő dokumentumra hivatkozzunk, használjuk a Bizonylatáttekintés gombot, és válasszuk ki azt, amire hivatkozni akarunk:

Könnyítsük meg az életünket: a Drag and Drop funkcióval a kiválasztott dokumentumot dobjuk bele a bevásárlókocsiba - ezzel minden, egyszer már begépelt adat átmásolódik és a megfelelő mezőbe kerül!

5. Megrendelés nyomonkövetése:

A megrendeléseket és azok utóéletét (árubeérkezés, számlabeérkezés megtörténte) egyenként is nyomon lehet követni a Megrendeléstörténet fülön. Ez az áttekintés Tételszintű, tehát a megrendelésben szereplő összes tétel "utómunkálatait" egyenként vizsgálhatjuk.
Azonban számos tranzakció áll rendelkezésünkre, ha valamilyen csoportosítási elv szerint követnénk megrendeléseinket - nem egyenként, hanem egyszerre többet.
Logisztika -> Anyaggazdálkodás -> Beszerzés -> Megrendelés -> Listamegjelenítés
útvonalon választhatunk többek között:
Szállító szerint, Anyag szerint, Kontírozás szerint, Anyagcsoport szerint, Szállító gyár szerint, Szolgáltatás szerint stb.
A Kiértékelések alatt ilyen módszerekkel kísérletezhetünk: Ált. kiértékelések, Megrendelési érték elemzése, Előrehaladáskövetés kiértékelések stb. A Beszerzési infórendszer további érdekes és hasznos adattal szolgálhat. Például Hosszú távú tervezés szállítónként, Szállítók minősítése stb.
Ha mindent jól csináltunk, és a beszállítónk is megbízható, akkor elégedetten dőljünk hátra és várjuk, hogy beérkezzen az áru a raktárunkba! Ha már látjuk poroszkálni az utca elején a szállítmányozó teherautóját, izzítsuk be a rendszert a következő lépésre:

6. Árubeérkezés:

Az áruátvételt általában a raktáros intézi, az ő kedvenc tranzakciója, mondhatni spanyol barátja a MIGO:

A megrendelés számának megadásával behívódik a megrendelés minden olyan adata, ami az áruátvétel szempontjából fontos lehet. Ezzel kell összehasonlítani a leszállított árut:

  • az-e amit, rendeltünk? (Nagy, kék sajtreszelő helyett kis, piros zabhegyezőket kaptunk?)
  • mennyiség egyezik?
  • minőség megfelel? (Ha QM-mel - Minőségügyi modul - is dolgozunk, a minőségi ellenőrzés további lépéseket igényel; de az nem a MIGO-ban történik.)

Áruátvétel során mindig a valóságosan beérkezett áru paramétereit mentjük el! Ha a megrendelés 1000 db-ról szólt, de 1100 db-ot szállítottak le, akkor 1100 db-ot rögzítünk a MIGO-ban. Ez a helyes készletgazdálkodás alapja, a könyvelési fegyelem betartása és a számviteli törvény előírása.
A bevitt adatok helyességét a Tétel OK gombbal igazoljuk (ez a Microsoft-os Biztos, hogy menteni akarod a változtatásokat-kérdés egyszerűsített változata), az Ellenőrzés gombbal ellenőrizhetjük az adatok "kompatibilitását" és a Könyvelés gombbal mentjük el.
Az elmentett bizonylat száma Árubeérkezésként rögtön látható a Megrendelésben, a Megrendeléstörténet fülön:

A MIGO tranzakcióval nem csak Beszerzési megrendelésre lehet hivatkozni, hanem sok más dokumentumra - pl.: Foglalás, Anyagbizonylat, Beszállítás stb.; ez egy átfogó, többfunkciós tranzakció, könnyen megjegyezhető névvel, meglehetősen felhasználóbarát.

7. Számlaellenőrzés:

A beszállító megküldte részünkre a számlát a leszállított áru ellenértékéről. A számlát, ha nem is teljes valójában, el kell mentenünk az SAP-ba. Ilyenkor nem magát a számlát könyveljük, hanem azt a tényt, hogy a számla megérkezett a vállalathoz. Azonban, ha rendelkezünk az SAP Dokumentumkezelő alkalmazásával, akár be is szkennelhetjük a papíralapú számlákat és a képfájlt "összelinkelhetjük" a Számlabeérkezési bizonylattal.
A rögzítés a MIRO tranzakcióval történik, ami során a rendszer elvégez alapvető ellenőrzéseket:

  • Számla összege egyezik a megrendelésen szereplő összeggel?
  • Annak a vállalatnak a számláját könyveljük-e, amelyik az árut megrendelte?

Segítő funkciókat is igénybe vehetünk:

  • Adószámítás lehetősége - ilyenkor többféle adókulcsból választhatunk: 12 vagy 20% ÁFA-tartalmú számla? [2]
  • A számlaegyenleg egyensúlyban van-e - ha igen, a jelzőlámpa pirosról zöldre vált [1]

Itt is találkozunk a Microsoft-os Biztos, hogy menteni akarod a változtatásokat-kérdéssel, de nem TételOK, hanem KönyvelésOK [4] a neve. Természetesen, ez a gomb is megrendelési tételenként értendő.
A rendszer a megfelelő főkönyvi számlákra könyveli az összeget, adót, extra költségeket (pl.: szállítási költség). A főkönyvi számlák és a rájuk könyvelt összeg megtekinthető a Főkönyvi számla fülön. [3]
Hasonlóan a MIGO-hoz, a MIRO is többfunkciós, könnyen megjegyezhető nevű tranzakció. Segítségével nemcsak számlát, hanem jóváírást, utólagos számlát és utólagos jóváírást is könyvelhetünk.

8. Kifizetés a beszállítónak:

Megkérjük a pénzügyekkel foglalkozó kollégát, hogy fizesse ki az áru ellenértékét a beszállítónak. A kifizetés legtöbbször banki átutalással történik a szállítótörzsben rögzített szállítói bankszámlára. Ez az utolsó lépés a beszerzési ciklusban, amit az FI (Finance) modul végez el.

Összefoglalás

Ebben a táblázatban összevetheted az üzleti folyamatot a rendszerbeli folyamattal:

Lépés

Való élet

Rendszer

Igények meghatározása

Mit, mennyit, mikorra, milyen minőségben akarunk beszerezni?

Beszerzési-megrendelési igény elkészítése

Beszerzési forrás meghatározása

A lehetséges beszállítóktól árajánlatokat kérünk

Ajánlatkérés létrehozása tranzakció, válaszok rögzítése

Beszállító kiválasztása

Döntéshozatal: a legmegfelelőbb beszállító kiválasztása

Döntéstámogatás az Ártükör tranzakcióval

Megrendelés

Kiküldjük a megrendelést

Megrendelés létrehozása tranzakció

Megrendelés nyomonkövetése

Megrendeléseinket kiértékelhetjük, elemezhetjük, a követő lépéseket láthatjuk a megrendelésen belül

Listák, kiértékelések lekérdezhetők

Áruátvétel

Áru beérkezik a raktárba

MIGO tranzakcióval készletrevétel

Számlaellenőrzés

Beszállító elküldi a számlát

MIRO tranzakcióval a számla rögzítése

Fizetés a beszállítónak

Kifizetjük az árut

Folyamat FI modulon belül

Az itt leírt üzleti folyamat egy általános eset lépései. Ennek számos variációja létezik: beszállító adott, a BMIg-et a rendszer automatikusan alakítja át megrendeléssé, automatikus árubeérkezés, számlázási terv stb.
Ezekről a legközelebbi Tudásmorzsákban lesz szó, folytatjuk.

Máriás Krisztina - MM tanácsadó
A szerző 2002 óta dolgozik SAP-val. 2006-ban elvégezte az SAP Akadémia Procurement with MySAP ERP kurzusát. Jelenleg Szlovákiában az euróra való átállást koordinálja.

További cikkek a szerzőtől


Nincs hozzászólása.
A téma megvitatása a fórumon. (0 hozzászólás)