Hirdetés
 

SAP Business One Compact: a TESZT

PDF
Nyomtatás

Az SAP Business One Compact egy nap alatt bevezethető vállalatirányítási rendszer, így a vállalkozás fő tevékenységei a kezdetektől kiválóan és hatékonyan menedzselhetőek.

A tesztet a legalapvetőbb, általános beállításoknak megfelelően végeztem, valamint egy konkrét, értékesítési folyamatot mutatok be, így ezek alapján állapítottam meg az SAP Business One Compact rendszer előnyeit és hátrányait. A tesztben egy-két funkcionalitás leírása található, valójában sokkal több, mint az itt leírtak. Két nagy fejezetet tartalmaz a cikk: a Hogyan kezdjük? és Az első értékesítési folyamat.

Nem is szaporítanám tovább a szót.

VIGYÁZZ, KÉSZ, SAP...

HOGYAN KEZDJÜK?

Ebben a fejezetben megismerhetjük, hogyan tudjuk az SAP Business One rendszerünket a legegyszerűbben (a teljesség igénye nélkül) használatba venni ahhoz, hogy rögzítsük első gazdasági eseményünket.
Az SAP Business One Compact egy előre beállított adatállományt tartalmaz. Nekünk csupán az a feladatunk, hogy megadjuk vállalkozásunk adatait, illetve feltöltsük termékeink, vevőink, szállítóink adataival.
Bejelentkezés
Teljesen egyszerűen történik. Egy felhasználónevet és egy jelszót kell megadnunk a bejelentkezéshez. Nem árt, ha a rendszer használatba vétele után a felhasználó jelszavát megváltoztatjuk.

bonet101.jpg
1. ábra: Bejelentkezés

Előnyt jelent, hogy belépéskor mindig abba az adatbázisba léptet be a program, amit legutoljára használtunk, ezért ha másikba szeretnénk belépni, akkor ezt a Cég módosítása gomb megnyomására megjelenő ablakban tehetjük meg.

bonet101.jpg

2. ábra: Cég kiválasztása

Kezelői felület

Az alapképernyő funkcionálisan 4 önálló területből áll. Ezek a következők: Menüsor, Eszközsor, Főmenü, Állapotsor. A sokak által jól ismert Microsoft programokhoz hasonlóan, ezen funkciók könnyű és átlátható kezelést biztosítanak a felhasználók számára.

bonet101.jpg

3. ábra: Alapképernyő

Felhasználó licenc beállítása

Ahhoz, hogy egy felhasználó képes legyen használni az SAP Business One rendszert, rendelkeznie kell egy megfelelő felhasználói licenccel. Mivel az általunk használt licenc-szel rendszerbeállításokat is kell végeznünk, így „Professional User" licencet szükséges hozzárendelnünk.
Ennél a beállításnál nagyon zavaró volt, hogy az Aktualizálás gomb kétszer jelent meg az ablakon, amely a megadott adatok rögzítésére szolgál.
Az alábbi ábra szemlélteti az ablakot.

bonet101.jpg

4. ábra: Licenckezelés

Saját bankszámlaszám megadása

Ha egy kimenő bizonylaton (például kimenő számlán) szeretnénk szerepeltetni a bankszámla számunk adatait.
A Bankkód megadásakor egy lista ugrik elénk, amiből ki tudjuk választani a megadni kívánt bankot. Nagyon praktikus.

bonet101.jpg

5. ábra: Bankok listája

Cégadatok megadása

Az általános cégadatok és a számviteli adatok értelemszerűen megadhatók. Az Alapbeállítások fülre kattintva a Saját bank szekcióban kicsit körülményesen tudtam az alapértelmezett számlaszámot a megfelelő mezőbe varázsolni.

bonet101.jpg

6. ábra: Cégadatok - Alapbeállítások fül

Üzleti partnerek felvitele

Ebben a lépésben fogjuk felvinni a cégünk üzleti partnereit, azaz minden olyan gazdasági szereplőt, akivel üzleti kapcsolatban állunk, legyen az vevő, szállító, vagy közszolgáltató.
Új üzleti partner felviteléhez a Főmenüből kell kiválasztanunk az Üzletipartner-törzsadatok menüpontot. Utána egy az Eszközsorban lévő ikonra kell kattintanunk. Ez egy kicsit zavaró, hogy nem a megnyitott ablakon van egy „aktiváló" gomb, amivel hozzáadhatunk új üzleti partnereket.

bonet101.jpg

7. ábra: Üzleti partnerek hozzáadása

Érdekes továbbá, hogy a kiválasztott pénznemet, amiben bizonylatokat fogunk készíteni üzleti partnerünknek, nem tudjuk módosítani a későbbiekben.

Cikktörzs felvitele

Ebben a részben elkezdhetjük felvinni a cégünk által kezelt cikkeket. A cikkekről röviden annyit, hogy minden áru, alapanyag, vagy szolgáltatás, amit cégünk értékesít, vagy beszerez, egy cikk a törzsadatok között. Amikor egy kimenő, vagy bejövő bizonylaton egy árut, alapanyagot vagy szolgáltatást szeretnénk szerepeltetni, e cikkek közül választunk.
Új cikk felvitele esetén meg kell adnunk a cikkszámot, a cikk leírását, valamint ki kell választanunk a megfelelő cikkcsoportot. Ez utóbbi már rendelkezésre áll (Nagyon praktikus!). Mindössze le kell gördítenünk a listát és kiválasztani az adott cikkcsoportot.

bonet101.jpg

8. ábra: Aktuális Cikkcsoport kiválasztása

Jó dolog még, hogy a cikknek a jellegét is meg lehet adni. Ebben az esetben csak az aktuális jelölő boxo(ka)t kell bejelölni:
Készletezhető: Amennyiben bejelöltük, a cikk raktározható. Szolgáltatások esetében töröljük a bejelölést.

Értékesíthető: Jelöljük be abban az esetben, ha értékesítési bizonylatokon akarjuk szerepeltetni, azaz értékesítendő cikkek esetében.
Beszerezhető: Jelöljük be abban az esetben, ha beszerzési bizonylatokon akarjuk szerepeltetni, azaz vásároljuk a cikket.
Az egyes cikkekhez eladási és beszerzési árakat rendelhetünk. Ezeket az SAP Business One-ban az árlisták menüpontban tehetjük meg. Azonban az értékesítéseknek, beszerzéseknek nem elengedhetetlen feltétele, hogy legyenek árlisták, illetve az árlistákban megadjunk árakat.

Nagy előnye a rendszernek, hogy amennyiben egy cikknek nincs ára megadva, úgy azt megadhatjuk egyedileg minden értékesítési, illetve beszerzési bizonylaton.

AZ ELSŐ ÉRTÉKESÍTÉSI FOLYAMAT

Ebben a fejezetben - mivel jómagam is Account Manager pozícióban dolgozom az IT&Services iparágban - egy klasszikus értékesítési folyamat lépésein teszteltem az SAP Business One Compact rendszert.

1. Értékesítési ajánlat elkészítése

VÉGRE! Amit az előző fejezetben kifogásoltam, itt már megoldott. Az ajánlat ablak hozzáadás módban jön elő, így rögtön elkezdhetjük az adatok bevitelét.
A vevő kiválasztása egyszerű, mivel listából választhatjuk ki. Még jó, hiszen ezt mi vittük fel az üzleti partnerek menüpontnál.

bonet101.jpg

9. ábra: Vevő kiválasztása meglévő listából

Továbbá megadhatjuk a vevő ajánlatkérésének számát (Vevő ref.száma) is.
A cikkek kiválasztása ugyanolyan egyszerű, mint a vevő esetében. Sőt, több cikket is kijelölhetünk egyszerre a ctrl billentyű lenyomásával. A cikkek mennyiségének megadásánál ugyanezeket a műveleteket kell elvégeznünk.

2. Vevői megrendelés felvitele

A vevő megrendelte tőlünk az ajánlott termékeket. A Vevői rendelés ablak szintén hozzáadás módban jön elő, így rögtön elkezdhetjük az adatok bevitelét.

bonet101.jpg

10. ábra: Vevői megrendelés rögzítése

Miután kiválasztottuk vevőnket a listából ugyanezen az ablakon, egy gombnyomásra megjeleníthetők azok a bizonylattípusok, melyekből vevői rendelés készíthető.

Ezt követően elindítjuk a Bizonylatlétrehozási varázslót, amelynek kezelése egyszerűbb nem is lehetne. Válasszuk az „Árfolyam használata az alapbizonylatból", valamint a „Minden adat másolása" opciót. A Befejezés gombra kattintva a kiválasztott ajánlat sorai bemásolódnak a megrendelésünkbe. SZENZÁCIÓS!

3. - 4. Beszerzési megrendelés felvitele és árubeérkezés rögzítése

A szükséges termékeket megrendeljük beszállítónktól, aki le is szállítja számunkra. Ez a két lépés szintén olyan egyszerűen elvégezhető, mint az első kettő. Csupán annyiban változik a helyzet, hogy megrendelést kell létrehoznunk.

5. - 6. Szállítás a vevőnek és kimenő számla készítése

Kiszállítjuk a termékeket vevőnknek, és ki is számlázzuk azt. A Bizonylatlétrehozási varázsló funkciót itt is használjuk, ami nagyban megkönnyíti munkánkat.

7. Bejövő számla könyvelése

Közben megérkezik a számla a szállítónktól, s miután szállítónk leszállította a megrendelt termékeket, mi azt árubeérkezéssel bevételeztük, szállítónk elküldte számláját. Ezt rögzítjük a Főmenü - Beszerzés - Bejövő számla útvonalon.

8. - 9. Bejövő fizetések kezelése és kimenő fizetések kezelése

Legvégül kifizetjük számlánkat, és rögzítjük a vevőnk általi kiegyenlítést.
Miután bankunktól megkaptuk a bankkivonatot, ezen szerepel, hogy a vevőnk kiegyenlítette kimenő számlánkat. Továbbá bankunktól megkaptuk a bankkivonatot, ezen szerepel, hogy a szállítónk átutalását teljesítette bankunk, azaz a kapott számlát kifizettük. Ezért az SAP Business One Compact rendszerbe ezeket rögzítjük.

Külön szeretném kiemelni, hogy átjárhatóság van az egyes lépések között. Értem ezalatt, ha ajánlatot készítünk és nincs a listában egyetlen vevő sem, akkor ugyanabból az ablakból, egy gombnyomásra átugrunk az Üzleti-partner törzsadatok ablakba, ahol megtehetjük annak felvitelét.

bonet101.jpg

11. ábra: Új üzleti partner felvitele

Ez és az említett összes funkció is megerősítik, hogy egy - bárki számára - könnyen használható rendszerről van szó. Ezzel szemben még a bevezetése is csak 1 napot vesz igénybe az SAP Business One Compact rendszernek.
Végezetül nagy örömömre szolgál az a tény, hogy az SAP ezzel a termékével a legkisebb (un. mikro vállalkozások) vállalkozások számára is elérhetővé tette a kulcsfolyamatok kezelését, a hatékonyabb működés érdekében.

Ferencz Gergő - A szerző értékesítési menedzser, BusinessObjects területen. 2006 óta foglalkozik a BusinessObjects Üzleti Intelligencia rendszerrel. Az üzletfejlesztés mellett szakterületei: BusinessObjects oktatás, tanácsadás.

További cikkek a szerzőtől


Nincs hozzászólása.
A téma megvitatása a fórumon. (0 hozzászólás)