Hirdetés
 

A beszerzési forrás meghatározása: első lépés: infórekord

PDF
Nyomtatás
Az előző két cikkben áttekintettük az anyag és szállítótörzset. Ma összekapcsoljuk a kettőt: ebből lesz a… nem a cserebogár, hanem az infórekord. De miért is van szükség infórekordra? Hogyan működik? Mit lehet itt beállítani? Erről lesz szó a cikkben.

Infórekord: nagyon technikai hangzású szó.
„Olyan, mint az interfész, protokoll meg hátétépé? Unalmas technikai részleteket, semmitmondó számokat, érthetetlen kifejezéseket takar? Első hallásra is lefáraszt!” – gondolja a kívülálló. Pedig nem! Hasznos, érdekes, az SAP-s életet megkönnyítő alkotás. Elkészíteni, karbantartani nem nagyobb ördöngösség, mint bármelyik törzsadatot. Végülis - egyfajta törzsadat.

Mire jó?

Egy anyag beszállítónkénti árának tárolására. Ez a fő funkciója.
Sok más adatot is tárolhatunk itt (erre később látunk példákat); de leginkább az ár, - a pontos, legmegfelelőbb, aktuális, minden szempontot figyelembe vevő ár! – meghatározásában játsza a főszerepet.

Ugye emlékeztek, hogy az anyagtörzsben is megadhatunk egy árat: az adott cikk árát? Azonban, ha ezt az árucikket több beszállítótól rendeljük, különböző lehet az ár. A sztenderd hatos csavart a kínai partner más áron és más feltételekkel szállítja, mint a svéd! Na, erre való az infórekord!
„Ez azt jelenti, hogy minden anyag-beszállító párhoz létre kell hozni egy ingórekordot? Nem túl sok munka az?”
„Nem kell létrehozni mindet; de technikailag lehetséges. Akkor ajánlatos, ha nem akarjuk fejben tartani az összes anyagunk összes, beszállítónkénti árát. Tehát, amikor célszerű; amikor ezzel időt és energiát spórolunk meg.”

Amikor megrendelést készítünk, a beszállító azonosítója és a megrendelni kívánt áru cikkszáma alapján a rendszer meghatározza az idevágó infórekordot, és bemásolja az abban tárolt árat (és más, anyag-beszállítóspecifikus adatokat) a PO-ba (PO = megrendelés, Purchase Order)! Megjegyzésképpen az infórekord száma is bekerül tételenként a megrendelésbe:

Szervezeti szintek

Nem ’csak’ anyag-beszállító párokat kell létrehozni. Minden ilyen párt tovább lehet részletezni: beszerzési szervezetenként, vagy egy-egy kiválasztott gyárra vonatkozóan!

De lássuk, hogyan kell létrehozni azt a híres infórekordot!
Elérési útvonal: SAP standard menü: Logisztika -> Anyaggazdálkodás -> Beszerzés -> Törzsadatok -> Infórekord -> Létrehozás

Nézetek

Az infórekordban, csakúgy, mint az anyag és szállítótörzsben nézetenként tartjuk karban a különböző adatokat:

Általános adatok nézet

Megadhatók: felszólítások gyakorisága, ha nem szállít a partner; az anyag azonosítója a beszállító rendszerében; a partner milyen anyagcsoportba sorolja az adott árucikket; az értékesítő – kapcsolattartó a beszállító oldaláról; az eredetigazolás száma, tipusa, érvényessége; szállíthatóság kezdete és vége, megrendelési egység stb. (Megrendelési egység van az anyagtörzsben is! Az infórekordban meghatározott megrendelési egység csak erre az anyag-beszállító párra érvényes!)

Az infórekord készítésekor az anyag és beszállítótörzsből bizonyos adatok default értékként átmásolódnak: pl. anyagcsoport, mértékegység. További adatokat küldhetünk az infórekordba, ha az InfoUpdate gombot aktiváljuk a beszerzési dokumentumokban. Pl.: a beszerzési megrendelésben, az Anyag adatai fülön bekapcsoljuk ezt a funkciót, akkor a PO-ban szereplő ár felülírja az infórekordban lévőt:

Beszerzési szervezet adatai nézet:

A beszerzési szervezet adatai fülön differenciálhatjuk beszerzési szervezetenként illetve gyáranként a paramétereket. Bevihető adatok: tervezett szállítási idő (csak ennél a beszállítónál); normál mennyiség (amennyit általában ettől a beszállítótól rendelünk); kiszállítási előírás (vízi, légi, vasúti?); alul-és túlszállítási határok; a beszállítónak küldött dokumentum (megrendelés, ütemezett szállítási utasítás stb) visszaigazolás köteles-e; melyik naphoz tartozó árat vesszük figyelembe (megrendelés napján számítottat, vagy a beérkezés napján számítottat?); Incoterm (a fuvarköltség, vámköltségek benne vannak-e az árban, illetve melyik fél fizeti) stb.

Kondíciók nézet

Itt adjuk meg azokat a beszállítóval egyeztetett kondíciókat (minden olyan feltételt, ami az árat befolyásolja): bruttó ár, engedmények, vámok, fuvarköltségek, skontó, pótlékok, bónuszok, rabatt stb.

A Skálák ikonra kattintva (negyedik az ikonsorban) lehetőség van skálázásra, például:
1-1000 db rendelése esetén az ár 3 svéd korona
1000-10000 db rendelésekor az ár 2,5 korona
10000 db fölött 2,2 korona
A Részletek ikonra (második az ikonsorban) kattintva beállíthatunk alsó és felső limiteket, például:
Az ár nem lehet több 4000 forint (darabonként). Ha a megrendelésben (manuális árbevitel) 4001 forintot határozunk meg, a rendszer hibaüzenetet fog küldeni.

Fontos megjegyzés: nem kötelező a kondíció nézetet kitölteni! Az árak tárolása az infórekord legfontosabb feladata, de árak és kondíciók nélkül is tökéletesen működik: ellátja azt a feladatát, hogy adatokat szolgáltasson adott beszállítótól rendelendő adott anyagról.
A kondíciók nézetre kattintva feljön egy ablak: itt kell meghatározni a bevitt ár érvényességét, illetve a régebbi érvényességi időszakokra is rá lehet nézni.

Szövegek nézet
A megrendelésre kerülő szövegeket alapvetően két helyen írhatjuk be a rendszerbe:
1. Anyagtörzsben: a Megrendelés szövege nézeten
2. Infórekordban: a Szövegek nézeten
Ha azt szeretnénk, hogy csak az infórekordban szereplő szöveg kerüljön rá a megrendelésre, akkor itt, az infórekordban klikkeljük be a N.a.szöv (Anyag megrendelésszövege nem releváns) funkciót.
Mi ennek az értelme? Magyarázatul álljon itt egy példa:
Az anyagtörzsben a Megrendelés szövege nézetbe beírjuk:

Így, ha bármelyik beszállítótól is rendelünk, ez a mondat rá fog kerülni a megrendelésre. Azonban Jing&Jang Co. Shangai nem tudja ezt a kérést teljesíteni. Ekkor az infórekordban a Szövegek nézetre beírjuk:

Ezzel egyidejűleg bekapcsoljuk a Beszerzési adatok nézeten az N.a.szöv gombot.
Eredmény:
Ha nem a Jing&Jangtól rendelünk, csak ez a szöveg kerül rá a megrendelésre: „A csavarokat százas csomagokban kérjük leszállítani.”
Ha Jing&Jangtól rendelünk megy a büntető-szöveg!

Ez volt az infórekord manuális létrehozása. Azonban a beérkezett ajánlatok rögzítésekor, megrendelés vagy szerződés készítésekor automatikusan is létrehozhatunk infórekordokat.

Különleges esetek:

1. A beszerzési forrás a vállalat, cégcsoport másik gyára

Általában nem kell speciális beszerzési adatokat, infórekordokat bevinni a rendszerbe: a belső áttárolások, a megfelelő mozgásnemek lefedik az ilyen eseteket. Azonban arra is van lehetőség, hogy a gyárakat, mint beszállítókat definiáljuk – azaz létrehozunk egy új beszállítót, ami az egyik saját gyárunk! A beszállítótörzsben hozzárendeljük a gyár kódját a szállító kódjához:

2. Infórekord anyagtörzs nélkül

Ilyenkor nem egy darab anyagnak, hanem egy egész anyagcsoportnak készítünk infórekordot.
Ez akkor hasznos, amikor egy adott anyagcsoportból rendelünk általánosan, aminek szándékosan nincs anyagtörzse. Például egy anyagcsoport az irodai anyagok, a megrendelés készítésekor csak ezt az anyagcsoportot definiáljuk, és a Rövid leírás mezőbe beleírjuk, hogy színes ceruzák, ollók, tűzőgépek, A4-es papírok. (Nem akarjuk az ollókat, tűzőgépeket egyenként anyagként létrehozni – hiszen az adminisztrációjuk hosszadalmas lenne, és nincs értelme darabra nyilvántartani a fénymásolópapírt sem.)
Ilyen megrendelés készítésekor manuálisan kell megkeresni az infórekord számát: utána a rendszer bemásolja az abban tárolt adatokat (szállítási feltételek, szövegek, fizetés módja stb.)
Jól használható szolgáltatások megrendeléséhez is.

Táblák

Az infórekordokba elmentett adatokat ezekben a táblákban találjuk:

EINA Infórekord – fő adatok
EINE Infórekord – adatok szervezeti szintenként

A következő Tudásmorzsákban folytatjuk a beszerzési forrásokat. Az infórekordon kívül ott van még a Szerződés és a Szállítási terv. Hogy miért teszünk ilyen kitérőt? Mert a Rendelési könyvben alapvetően ezekre lehet hivatkozni. És mi az a rendelési könyv? Kiderül a következő részekből!

Máriás Krisztina - MM tanácsadó
A szerző 2002 óta dolgozik SAP-val. 2006-ban elvégezte az SAP Akadémia Procurement with MySAP ERP kurzusát. Jelenleg Szlovákiában az euróra való átállást koordinálja.

További cikkek a szerzőtől


Téma megvitatása (3 hozzászólás)
A beszerzési forrás meghatározása: első lépés: infórekord
2009. Február 09. hétfő, 17:11
** Ebben a témában a következő cikket vitatjuk meg: A beszerzési forrás meghatározása: első lépés: infórekord **

Kedves Krisztina,

Több beszállító ugyanazt az anyagot (pl kenőanyag) szállítja, de az egyik kg-ban, a másik literben számlázza azt, az egyik piros hordóban, a másik zöld hordóban küldi azt.
Mit javasolsz, hogy elkerüljük a két külön cikkszámon való beszerzést, készletkezelést ? Magyarán lássuk, hogy a egy termékből összesen mennyi találhazó a vállalatnál ?
Köszönöm javaslatod.
Üdv:
Gábor
Vá: A beszerzési forrás meghatározása: első lépés: infórekord
2009. Február 13. péntek, 21:37
Szia!

Szerintem az anyagot el kellene látni sarzsszámmal, így ugyanazon cikkszámon belül lehet szerepeltetni a két "külön" anyagot(hordó színe, mértékegység).

üdv. Lídia
A beszerzési forrás meghatározása: első lépés: infórekord
2009. Április 15. szerda, 14:54
Kedves Gábor!
A következő Tudásmorzsák hírlevélben megtalálod a választ. Ha nem pont arra az esetre gondoltál, kérlek jelezd.
Köszönöm szépen a remek problémafelvetést! Tetszik a gondolkodásmódod.
Kriszti

A téma megvitatása a fórumon. (3 hozzászólás)