Hirdetés
 

Törzsadatok és adatbázistáblák a beszerzésben - szállítótörzs

PDF
Nyomtatás

Legutóbb áttekintettük az anyagtörzset. Ha emlékeztek rá, a vállalatnál használatos anyagokat csoportosítjuk és rendszerezzük be az anyagtörzsbe. Most térjünk át a beszállítóra. Ki is az a beszállító? Egy cég, magánvállalkozó, ’közület’, akitől veszünk valamit – 10 tonna vasércet, fuvarszolgáltatást, a klímaberendezés havi rendszeres karbantartását, tiszta vizet.

Szállítói törzs (vendor master)

A beszállítóink adatait tároljuk el rendszerezett formában, különböző szintekre tagolva. Egy beszállítónak egy azonosítója, és egy törzsadata van. (Jó esetben. Ha nem duplikáltunk feleslegesen adatokat.)
A szállítói törzset kétféle tranzakcióval is létre lehet hozni:
XK01 – központi, mindenre kiterjedő beszállítói adatok létrehozása
MK01 – csak a beszerzés számára fontos adatokat hozzuk létre
(Elérési útvonalak: SAP standard menü: Logisztika --> Anyaggazdálkodás --> Beszerzés --> Törzsadatok --> Szállító --> Központi illetve Beszerzés --> Létrehozás)
Feltehetnétek a kérdést: mi az értelme a két tranzakciónak, a kettéválasztásnak?
Nos, a megoldás a jogosultságok kérdése. Általában az MK01/02/03-at megkapják a beszerzők, az XK01/02/03-t a könyvelésen dolgozók. Ugyanis XK01-ben vállalatszintű- könyveléshez szükséges adatokat is meg lehet/kell adni. Míg MK01-ben a beszerzés mindennapi ügyintézéséhez szükséges adatokat tartjuk karban. Hozzá kell tennem, hogy beszerzőknek fenntartott tranzakció a központi ’butított’ változata.
Nézzük meg a központi verziót:

 

A Szállító mezőbe megadjuk az azonosítót (ID-t).
Figyelem! A számlacsoportnál (lásd lentebb) számköröket definiálhatunk, az ID-nek a kiválasztott számlacsoporthoz hozzárendelt számkörön belül kell lennie!

A Vállalat és Beszerzési szervezet ismerős kell, hogy legyen a Szervezeti egységek a beszerzésben című cikkből. A szállítótörzs bizonyos adatai különbözőek lehetnek vállalatonként, illetve beszerzési szervezetenként.
Példa:
Egy multi kapcsolatban áll egy panamai kalapgyártóval. A közvetlenül Tokióba szállított fejfedőket jenben fizetik ki, három hónapon belül; míg a londoni szállítmány után azonnal fizetnek angol fontban. A SAP-ban a panamai céget egy ID alatt hozzák létre, de a pénznemet és a szállítási feltételeket a szállítótörzsön belül a vállalatkód szintjén külön tartják nyílván (jen a japán vállalatkódhoz, font az angol vállalatkódhoz).

Számlacsoport (Account group)

A kezdőképernyőn látszik még egy Számlacsoport nevű mező is: minden szállítót hozzá kell rendelni egy számlacsoporthoz. A számlacsoport meghatározza:

  • A számkört. Például a 0001 számlacsoport – Szállítókhoz hozzárendeljük a 10000-20000 tartó számkört; ha egy szállítót a 0001 számlacsoporthoz rendeljük hozzá, akkor az ID-nak 10000 és 20000 között kell lennie. (Ha mást írnánk be, a rendszer hibaüzenetet küld, és nem tudunk továbblépni a kezdőképernyőről.)
  • Egyszeri beszállítóról (one-time vendor) vagy állandóról van-e szó.
  • Az egy számlakörhöz tartozó szállítók szállítótörzsében ugyanazok a mezők lesznek kötelezően/opcionálisan kitöltendők, vagy lesznek rejtett mezők.
  • A Partnersémát. Azaz, adott beszállító milyen típusú partnerként szerepelhet, vagy nem szerepelhet. A partner típusa lehet: számlabefogadó, szállító, fuvarozó, alvállalkozó stb.
  • Megengedhető-e a szállítótörzs további (beszerzési szint alatti) szintekre bontása – Részszortimentekre (vendor sub-range).

Részszortiment

Mi az a Részszortiment és mire lehet használni?
A Londonba szállítandó panamai kalapok háromfélék lehetnek: feketék, fehérek és tarkák.
A tarka kalapokat mégse fontban szeretném megrendelni, hanem svéd koronában. Míg a fekete kalapok eladását Julia Guantanamera intézi, a tarkákét viszont Camillo Cienfuegos. A fehér kalapok megrendelését pedig nem panamába, hanem Costa Ricába kell faxolni. Hogyan vigyük be ezt a rendszerbe, ha az összes kalapot ugyanazon a cikkszámon (anyagtörzs) tartjuk nyílván? Ilyenkor nem tudunk infórekordonként differenciálni, sem az anyagtörzs nem alkalmas rá. A beszállítótörzzsel vállalat és beszerzési szervezet-szintű felosztása sem elégséges: mindhárom kalapfajtát az angol vállalat rendeli – a vállalatkódonkénti elkülönítés nem lehetséges; szintúgy az angol beszerzési szervezethez tartozik mind – a beszerzési szervezetenkénti differenciálás sem jöhet szóba.
A megoldás a részszortiment. Nézzük meg lépésenként!
XK02 tranzakció: szállító módosítása. Eljutunk a beszerzési (szervezet) szinthez, ekkor feltűnik a Részszortiment gomb:

 

 

Részszortiment gomb segítségével létrehozzuk a feketét, a fehéret és a tarkát:

 

 


Ezután az Eltérő adatok gombra kell kattintani (a Részszortimentek gombtól balra található) részszortimentenként más-más adatokat adhatunk meg egyazon szállítótörzsön - beszerzési szervezeten belül!

 

 

Követjük az előző Tudásmorzsák cikk felépítését, és a törzsadat létrehozási folyamata után a különböző nézeteket tekintjük át:
Milyen adatok tárolhatók szervezeti szintenként a szállítótörzsben? Milyen nézetek vannak?
Így néz ki a szállítótörzs megjelenítés (XK03) kezdőképernyője:



Az alsó három kék területen klikkeljük be azokat a nézeteket, amiket látni szeretnénk.
Megjegyzés:
Ha csak az Általános adatok részből van szükségünk adatokra, nem kell megadni a vállalatot és a beszerzési szervezetet a képernyő tetején. Ha csak beszerzési szervezet szintű adatokra van szükség, csak a beszerzési szervezetet válasszuk ki, a vállalatkód megadása nem szükséges.

Nézetek

1. Általános adatok:

Cím nézet:
Szállító címe, elérhetősége, kapcsolattartó neve, telefonszáma, e-mail címe, addicionális kommunikációs csatornák, kapcsolattartás nyelve stb.
Megjegyzés: A kapcsolattartás nyelve fontos! Ugyanis megrendelés készítésekor a megrendelés nyelve a szállítótörzsből másolódik!
Példa:
A Panamai Kalapgyártó vállalattal angolul tartjuk a kapcsolatot, de a szállítótörzsben spanyolt állítunk be – hiszen Panamában spanyolul beszélnek -, akkor a megrendelés készítésekor a spanyol kerül átmásolásra. Első körben lehet, hogy a kinyomtatott megrendelési formanyomtatványunk spanyolul fog megjelenni! Ezt elkerülendő, a szállítótörzsben azt a nyelvet adjuk meg, amelyik nyelven kommunikálni szeretnénk a partnerrel – az angolt.

Vezérlés nézet:
Adószámok, forrásadó-kötelezettség, spedíciós adatok stb.
Megjegyzés az adószámokhoz:
Az 1-2-3-4. adószám alatt országonként más-más típusú adószám állítandó be. Tehát ha szállítónk szlovák, az 1. adószám alatt a DIC adószámot kell megadni, míg ugyanebbe a mezőbe az adószám kerül, ha a szállító magyar! Az EU-s ÁFA bevallásokhoz szükséges ÁFA (VAT) azonosító beviteléhez külön mezőt találunk. Fontos, hogy ezeket véletlenül se keverjük össze. Egyébként a rendszer ellenőrzi az ÁFA azonosító első két karakterét, és ha az nem a szállító országának megfelelő, hibaüzenetet küld.

Fizetési forgalom nézet:
Bankadatok, a szállító bankszámlái különböző bankoknál, IBAN számok.

2. Könyvelési nézetek – vállalatkód szintű adatok

Számlavezetés nézet:
Számlavezetés, kamatszámítás, adóbeszámolók, forrásadó ill. forrásadó-mentesség.

Fizetési forgalom nézet:
Fizetési módok (átutalás, inkasszó, készpénz), tűréshatárok számlaellenőrzéshez, fizetési feltételek (azonnal, 3 hónapon belül stb.)

Levelezés nézet:
Felszólítások gyakorisága, ügyintéző elérhetőségei.

3. Beszerzési nézetek – beszerzési szervezet szintű adatok

Beszerzési adatok nézet:
Minimális megrendelési érték, árdátum vezérlése, fizetési feltételek adott beszerzési szervezet esetén (ez ugye definiálható vállalatkódonként is), szállítási mód, szállítási feltételek (ki fizeti a szállítás költségeit), árubeérkezés vezérlése, beszerző csoport, szállítási idő (általában ennél a beszállítónál; termékenként az infórekordban határozzuk meg).

Partnerszerepek nézet:
Egy beszállítónak lehet más a megrendelési címe, számlázási címe, fuvarozója. Ezeket itt lehet pontosan definiálni.

Táblák

A szállítótörzs adatait a fenti nézetekben adjuk meg, a rendszerben pedig túlnyomórészt az alábbi táblákban tárolódnak:

LFA1 Szállítótörzs, általános adatok
LFB1 Szállítótörzs: vállalatkódonkénti adatok – könyvelési nézet
LFB5 Szállító: felszólítások, levelezési adatok
LFM1 Szállítótörzs: beszerzési szervezetenkénti adatok 1.
LFM2 Szállítótörzs: beszerzési szervezetenkénti adatok 2
LFBK Bank adatok, fizetési forgalom

A következő Tudásmorzsákban az infórekorddal foglalkozunk! Később meghatározzuk az árakat; a rendelési könyvben pedig összegyűjtjük azokat a beszállítókat, akiktől egy anyag rendelhető.

Máriás Krisztina - MM tanácsadó
A szerző 2002 óta dolgozik SAP-val. 2006-ban elvégezte az SAP Akadémia Procurement with MySAP ERP kurzusát. Jelenleg Szlovákiában az euróra való átállást koordinálja.

További cikkek a szerzőtől


Nincs hozzászólása.
A téma megvitatása a fórumon. (0 hozzászólás)