Hirdetés
 

VIDEÓ: Számlajóváhagyás Adobe PDF űrlapon

PDF
Nyomtatás
Szamlaig_folyamat_small.jpgKorábbi cikkünkben az interaktív PDF űrlapok SAP alkalmazásokban történő használatát jártuk körül. Most egy - a vállalatok életében gyakran kihívást jelentő - konkrét alkalmazási példa tekinthető meg: a számlaigazoltatási folyamat külső szereplőinek bevonása e-mailen érkező formanyomtatvány segítségével történik, mely tartalmazza a számla fő adatait, a számla képét, véleményezési és döntési lehetőségeket. A jóváhagyó által kitöltött és visszaküldött űrlap a beállított SAP Workflow folyamat szabályai szerint automatikusan feldolgozásra kerül az SAP rendszerben.

Példa-folyamatunkban az SAP DMS moduljában történik a beérkező számlák nyilvántartása. A szkennelt és vonalkóddal ellátott számla az SAP DMS-ben kerül iktatásra, a szkennelt számlakép a háttérben egy content szerveren található, a két objektum a megadott vonalkód segítségével kapcsolódik össze.

A rögzítés elindítja a teljes folyamatot a háttérből irányító Workflow-t (a Workflow Inboxban követhető), melynek során megtörténik a számla előkészítése (további nyilvántartási adatok valamint a jóváhagyók felvitele), majd továbbítása a meghatározott engedélyezőkhöz. Az egyszerűség kedvéért az engedélyezők kézzel kerülnek beállításra, a való életben azonban ez szabályok alapján automatizálható, és a munkatársi adatok kiválaszthatók az SAP felhasználói adatbázisából vagy az SAP HR felhasználói törzsből.

Szamlaig_folyamat.JPG

Az engedélyezés a felhasználó levelezőrendszerébe e-mail formájában érkező interaktív Adobe űrlapon történik. A beérkező e-mail csatolmányként tartalmazza az űrlapot, melyet meg kell nyitni a feladat elvégzéséhez. Az űrlapon a számla adatain kívül egy link segítségével a számla képe is megjeleníthető. Az engedélyező véleményt írhat, csatolhat elektronikus dokumentumot, majd döntenie kell a számla további sorsáról, és visszaküldeni azt. A kitöltött űrlap visszakerül az SAP-ba feldolgozásra, és a kiértékelés után folytatódik a folyamat. A további engedélyező látja az előzményként megadott információkat, döntéseket, csatolmányokat. Az űrlapok elektronikus aláírással is elláthatóak. A felhasználók az SAP nyelvi beállításától függően kapják meg az űrlapot, példánkban egyik esetben angol nyelven.

A második szintű jóváhagyást követően a számla a könyvelésre kerül.

A folyamat végén az SAP DMS státusnaplóban követhető a számlaigazolási folyamat életútja, megtekinthető a csatolmányok listája, valamint a folyamathoz kapcsolódó igazolóívek és döntések.

 

avibutton.gif Szamlaigazolas_demo.wmv (12,1 MB)


Nincs hozzászólása.
A téma megvitatása a fórumon. (0 hozzászólás)